2.1. Технологии автоматизированного офиса, использования текстовых и табличных редакторов.
Технологии автоматизированного офиса, использования текстовых и табличных редакторов.
Процесс автоматизации офиса начался с рутинной секретарской работы, и лишь позднее заинтересовал инженерно-технических работников и менеджеров в их дальнейшей информатизации.
В настоящее время известно несколько десятков коммерчески доступных программных продуктов, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, электронная почта, аудиопочта, табличный процессор, электронный календарь, компьютерные конференции, телеконференции, хранение изображений, видеотекст, а также специализированные программы контроля исполнительской дисциплины: ведения документов, проверки исполнения приказов и т.д. .
К компьютерным офисным технологиям относятся текстовый процессор, электронная почта, табличный процессор, электронный календарь, компьютерные конференции, телеконференции, хранение изображений, видеотекст, управленческие программы. К некомпьютерным офисным технологиям принято относить аудио- и видеоконференции, факсимильную связь, ксерокс, детекторы подсчета(проверки денежных купюр) и другие средства оргтехники.
Информационные технологии управления. Целью информационных технологий управления является информатизация персонала, в обязанности которого входит принятие решений. Источниками информации для этого служат данные, накапливаемые на основе анализа операций, проводимых фирмой, и нормативных сведений, отражающих планируемое состояние фирмы (или ее подразделений). Результатами решения задач управления является формирование регулярных и специальных отчетов для оценки прошлого, настоящего и вероятного будущего фирмы.
Особенно эффективным для менеджера, принимающего решения, является отражение в отчете отклонений состояния хозяйственной деятельности фирмы от ее запланированного состояния.
На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
· оценка планируемого состояния объекта управления;
· оценка отклонений от планируемого состояния;
· выявление причин отклонений;
· анализ возможных решений и действий.
Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:
· Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например, месячный анализ продаж компании.
· Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.
И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:
· В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
· Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
· Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.
Информационные технология поддержки принятия решения развиваются вместе с широким распространением ПЭВМ, соответствующих пакетов прикладных программ, а также с достижением в области информационного моделирования человеческого интеллекта.
Особенностями информационной технологии поддержки принятия решений являются:
· наличие качественно новой организации взаимодействия компьютера и человека, задающего входные данные и оценивающего полученный результат вычислений;
· ориентация на решение плохо формализованных задач;
· широкое применение математических моделей и методов решения задач на их основе;
· высокая приспосабливаемость к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя;
· возможность использования на различных уровнях управления с частой координацией возможных решений.
Источниками данных для поддержки принятия решений является внешняя и внутренняя информация, в частности, заимствованная у предыдущих технологий, а также база стратегических, тактических оперативных моделей. Использование моделей обеспечивает описание и оптимизацию некоторого объекта или процесса
В программную подсистему поддержки принятия решений входит система управления базой данных (СУБД), система управления базой моделей (СУБМ) и система интерфейса между пользователем и компьютером. Интерфейс определяет:
· язык пользователя (с помощью клавиатуры, «мыши», голосом и пр.);
· язык сообщений (выдача данных в форме диалога: режима меню, запросно-ответного режима, командного режима и пр.);
· знания пользователя – комплекс знаний пользователя для работы с системой.
Технология использования текстовых редакторов
Программа Microsoft Word представляет собой мощный текстовый процессор, используемый для создания и редактирования документов, вставки и удаления текста и графических изображений. С его помощью могут быть созданы печатные документы широкого спектра назначения: отчеты, методические материалы, бланки, серийные письма и т.д. Программа является составной частью пакета сервисных программ Microsoft Office, созданного для удовлетворения различных профессиональных и иных запросов.
Технология использования табличного редактора
В любой сфере деятельности найдется множество задач, исходные и результатные данные которых должны быть представлены в табличном виде. Универсальность таблиц и необходимость постоянно учитывать в них взаимозависимость между клетками натолкнули программистов на мысль о создании универсальной программы работы с таблицами — табличного процессора.
Табличные процессоры (электронные таблицы или ЭТ относятся к той категории пакетов прикладных программ (ППП), которые совершили настоящую революцию в использовании персональных компьютеров (ПК) в сфере бизнеса, освободив человека от выполнения многочисленных рутинных операций при обработке документов табличного вида и положив начало новой концепции «электронного» офиса. Их популярность во всем мире исключительно велика и в настоящее время ППП, реализующие функции ЭТ, считаются обязательными элементами автоматизации управленческой деятельности.
Табличные редакторы (иногда их называют также электронные таблицы) на сегодняшний день, одни из самых распространенных программных продуктов, используемые во всем мире. Они без специальных навыков позволяют создавать достаточно сложные приложения, которые удовлетворяют до 90% запросов средних пользователей.
Табличные редакторы появились практически одновременно с появлением персональных компьютеров, когда появилось много простых пользователей не знакомых с основами программирования. Первым табличным редактором, получившим широкое распространение, стал Lotus 1-2-3, ставший стандартом де-факто для табличных редакторов:
- Структура таблицы (пересечения строк и столбцов создают ячейки, куда заносятся данные);
- Стандартный набор математических и бухгалтерских функций (обычно для бухгалтерии и применялись табличные редакторы);
- Возможности сортировки данных;
- Наличие средств визуального отображения данных (диаграмм).
В СССР получили широкое распространение два табличных редактора SuperCalc и QuattroPro. С появлением Microsoft® Windows и его приложений стандартом де-факто стал табличный редактор Microsoft® Excel (MS Excel).
Особенности Microsoft® EXCEL
Он предоставляет пользователю:
* возможность анализа и управления данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц, отчетов и др.);
* широкие возможности математического, статистического играфического анализа данных;
* эффективное моделирование проблем вида «что будет, если»;
* развитый интерфейс с другими популярными пакетами;
* импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP), поддержку XML-формата;
* возможность разработки пользовательских программ на языке высокого уровня (VBA);
*поддержку средств мультимедиа;
* наличие инструментария для работы в сети Интернет и др.
Помимо типовых операций по обработке таблиц MS Excel предоставляет пользователю возможность использовать свыше 800 встроенных и дополнительных функций, автоматизирующих проведение наиболее часто используемых вычислений в различных сферах человеческой деятельности .
MS Excel является мощным универсальным инструментом по решению задач в сфере экономики и финансов.
Типичные экономико-математические приложения MS Excel используются для:
• структуризации и первичной логической обработки данных;
• статистической обработки данных, анализа и прогнозирования;
• проведения финансово-экономических, расчетов;
• решения уравнений и оптимизационных задач.
Функции статистических методов обработки и анализа данных в MS Excel реализованы в виде специального программного расширения - надстройки Пакет анализа, которая устанавливается по желанию пользователя.