6.1. Архив
Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Государственные и муниципальные организации обязаны создавать архивы в целях обеспечения сохранности документов или периодически сдавать свои документы в соответствующие государственные и муниципальные архивы.
Негосударственные организации могут распоряжаться своими документами по собственному усмотрению, так как эти документы являются их частной собственностью. Негосударственные организации вправе создавать свои архивы.
Архив предприятия создается как самостоятельное структурное подразделение либо как подразделение в составе службы делопроизводства.
Основными документами, на основании которых ведется работа архива предприятия, являются:
· положение об архиве
· инструкция по делопроизводству
· должностные инструкции сотрудников архива.
В задачи архива входят:
· прием учет и хранение документов, законченных делопроизводством,
· информационно-справочная работа по архивным документам предприятия
· организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство предприятия в лице заместителя директора, курирующего работу с документами.
Документы в архив предприятия сдаются структурными подразделениями через три года после завершения их делопроизводством.
Архивохранилище должно располагаться в специально выделенном отдельном помещении, с соблюдением оптимального температурно-влажного режима (18-20° С при 50-55% влажности воздуха.
Для дел постоянного хранения один раз в пять лет, для конфиденциальных документов ежегодно должна проводиться проверка наличия и физического состояния дел. При этом обращается внимание:
· на выцветание текста документа
· заражение документов грибками
· механические повреждения.
В архиве запрещается:
· использовать электронагревательные приборы
· курить
· держать легковоспламеняющиеся вещества
· хранить пищевые продукты
· пускать посторонних лиц в архивохранилище.