5.4. Номенклатура дел организации.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена:
· для группировки исполненных документов в дела;
· учета и обеспечения сохранности дел
· оперативного поиска документов в делах.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства.
Номенклатура дел может быть:
· конкретной,
· типовой.
· примерной
Конкретная номенклатура дел отражает документы одной конкретной организации или структурного подразделения.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций, например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
Примерная или типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур.
При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации. Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации. Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел.
Составлению номенклатур дел организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов. Правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности.
Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, и номенклатура вновь вводится в действие с 1 января следующего года.
Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. В номенклатуру дел должны включаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации. Не включаются печатные издания.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки и заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.
Каждый документ характеризуется рядом признаков. Принято выделять шесть таких признаков:
· Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т.е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.
· Тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т.е. посвященные одной теме.
· Авторский. По этому признаку в одно дело объединяются документы, составленные или одним лицом или одним учреждением.
· Корреспондентский. На каждого корреспондента заводится отдельная папка, в которой группируется вся переписка с отдельным лицом или предприятием.
· Географический. Это разновидность корреспондентского признака. В этом случае в одно дело объединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определенной территории.
· Хронологический. По хронологическому признаку группируются документы за какой-либо определенный период.
В некоторых случаях документы группируются в дела по нескольким признакам сразу.
Номенклатура составляется, как минимум в трех экземплярах: один хранится в деле, второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами, третий передается в архив предприятия.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел.