Делопроизводство и д ...

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям. Это движение документов принято называть документооборотом.

Документооборот регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Процесс рационального документооборота предполагает организацию документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах. Важно добиваться также сокращения рабочих мест проходимых тем или иным документом.

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы в свою очередь делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

Все поступающие в организацию документы, независимо от способа поступления (почта, телеграф, факс, электронные документы) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конверта, а так же документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично» передаются работнику без вскрытия.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Главная цель предварительного рассмотрения – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо отправить документ на рассмотрение. Затем документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, удобства поиска, учета и контроля исполнения документов. Документ регистрируют один раз независимо от того, сколько инстанций он пройдет в данном учреждении.

Форма регистрации документов:

1. централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (службе делопроизводства) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

2. децентрализованная система предполагает проведение регистрационных мероприятий в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

3. смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных). Другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

На регистрируемых документах проставляется реквизит «отметка о поступлении документов в организацию», который содержит: входящий номер документа, дату поступления, при необходимости время поступления.

Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка. Бланки регистрационной карточки изготавливаются типографским способом на бумаге формата А5 и А6. Для визуального различия карточек разрешается изготавливать их из бумаги разного цвета либо с цветными сигнальными полосами. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.

В организациях с объемом документооборота 500-600 единиц в год для регистрации можно использовать журналы

. Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Журнал регистрации входящих документов.

Наиболее удобный и современный вид регистрации – это компьютерная регистрация, так как она позволяет создать и автоматически поддерживать базы регистрации электронных документов и вести поиск по любому реквизиту документа. Для компьютерной регистрации используются электронные регистрационно-контрольные карточки и электронные журналы с тем же набором граф, что и бумажные формы.

При регистрации входящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года – с 1 января по 31 декабря, начиная с №1 (или №01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами.

Каждая организация должна иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. Примерный перечень:

· поздравительные письма

· приглашения

· рекламные письма, прайс-листы, каталоги

· печатные издания (журналы, брошюры)

· извещения, сообщения о встречах, переговорах

· письма с пометкой «лично»

· программы конференций, совещаний и т.п.

После регистрации входящие документы должны быть предоставлены на рассмотрение руководству организации. Руководителю передаются наиболее срочные и важные документы. Они складываются секретарем в специальную папку, при необходимости к ним подбираются дополнительные материалы. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:

· Определить исполнителя;

· Дать конкретные указания по исполнению документа;

· Указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документов с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении реквизита и направлении его в дело»