3.2. Деловые и коммерческие письма
Служебное письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм по поводу осуществляемой ими деятельности. Основным признаком по которому служебные письма выделяются в особую группу из всех видов управленческой документации, является их пересылка по почте, с помощью телеграфа и электронной почты. Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия с внешним миром.
Служебное письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего это информационная функция, в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С его помощью обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо выполняет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки исполнителя. Письма классифицируют:
1. по функциональному признаку:
· циркулярные письма (высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач)
· письма-запросы, (покупатель обращается к продавцу, с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.
· Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий.
· Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный указанный в ней срок действия.
· Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства. И требования возмещения убытков.
· Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких либо документов или материальных ценностей.
· Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.
· Письма –извещения – это письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.
· Письма-напоминания, направляются в тех случаях когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контроля получить необходимый результат.
· Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, заранее выражая благодарность за усилия по ее выполнению.
· Информационные письма являются разновидностью письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное лицо или организацию о свершившемся факте.
· Письма-приглашения,
· Рекламные письма
2. По месту составления письма подразделяются на внешние и внутренние, внешние в свою очередь бывают входящие и исходящие.
3. по стадиям подготовки письма подразделяются на черновики и подлинники.
4. по способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, электронные
5. по срокам исполнения: срочные и несрочные
6. по степени сложности: простые и сложные.
7. По степени гласности открытые и с ограниченным доступом.
Любое письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, то целесообразно составить несколько писем. Это ускоряет их исполнение.
Письма оформляются на бланке письма организации. Обязательными реквизитами являются:
-наименование организации
- наименование структурного подразделения
- справочные данные об организации
-дата
- регистрационный номер
- ссылка на дату и номер поступившего документа
- адресат
- заголовок к тексту;
- подпись
-отметка об исполнителе в сопроводительных письмах
-отметка о наличии приложения
-в отдельных случаях печать
- фамилия имя отчество телефон исполнителя
- отметка о направлении копии по другим адресам.
Письма изготавливаются в 2 экземплярах, подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста, больше уже исключение.
Любое письмо должно быть безукоризненным с юридической точки зрения. Даже небольшое несоблюдение правил и требований делопроизводства ведет к появлению дефектов. Все данные и факты, о которых сообщается в документе, должны быть проверены. Все претензии и требования, изложенные в письме, должны быть подкреплены ссылками на соответствующие нормативные акты.
При составлении служебных писем с однотипной информацией широко используются типовые тексты и тексты–трафареты. Они дают значительную экономию времени и труда. Упрощая процесс составления и печатания письма.