Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы: акты, справки, докладные и служебные записки, переписка и др. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия. СЗ документ, официально не принятый, т.е. не включенный в классификацию документов РФ, однако широко применяемый в практической деятельности организаций. СЗ составляется на стандартном листе бумаги и заполняется либо от руки, либо на компьютере. Реквизиты служебной записки:

1. Должность, фамилия, имя, отчество руководителя, на чье имя адресуется служебная записка.

2. Должность, фамилия, имя, отчество автора служебной записки.

3. Наименование.

4. Указание, по какому вопросу составлена служебная записка.

5. Текст.

6. Перечень приложений.

7. Дата составления служебной записки.

8. Подпись должностного лица, составившего служебную записку.

Служебная записка должна содержать заголовок к тексту, который состоит из двух частей: первой части с изложением причины, послужившей основанием для написания служебной записки, и второй – содержащей предложения, просьбы и т.д.

Докладная записка- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка составляется в одном экземпляре. Докладные записки, в зависимости от содержания могут быть инициативного (содержит предложения или замечания от имени составителя), информационного (содержит сведения о ходе или развитии какого-либо определенного процесса) или отчетного (сообщается о завершении работы или о ходе выполнения распоряжений, указаний, планов) характера.

С точки зрения адресности различают внутренние и внешние докладные записки. Текст состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй содержатся выводы и предложения.

Реквизиты докладной записки.

1. Должность, ФИО руководителя на чье имя адресуется докладная записка.

2. Должность, ФИО автора докладной записки

3. Наименование

4. Указание, по какому вопросу составлена докладная записка.

5. Текст.

6. Перечень приложений.

7. Дата составления докладной записки.

8. Подпись должностного лица, составившего докладную записку.

СПРАВКА - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида.

Справки, связанные с основной хозяйственной деятельностью организации, подразделяются на внешние и внутренние. Первые адресованы, как правило, другим организациям, а вторые для внутреннего пользования.

Справки составляемые по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок, формата А%, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст. Основные реквизиты справок:

1. Наименование предприятия, выдающего справку.

2. Наименование вида документа.

3. Номер и дата выдачи справки.

4. Заголовок.

5. Указание на лицо, которому выдается справка.

6. Текст.

7. Название справки.

8. Подписи должностных лиц.

9. Печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения. Составляются справки в одном экземпляре. При выдаче справки регистрируются как исходящие документы.

Если содержание справок часто повторяется, необходимо подготовить их бланки, имеющие данные организации и трафаретный текст.

ПРОТОКОЛ -  это документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведется во время заседания секретарем или работниками, готовившими собрание. На заседании, как правило, составляется черновик протокола, который в максимально короткие сроки обрабатывают, перепечатывают и представляют на подпись председателю заседания и секретарю.

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Протокол должен иметь:

1. наименование организации

2. наименование вида документа

3. вид заседания

4. дату

5. номер

6. указание места заседания

7. заголовок к тексту

8. текст

9. подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания.

Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: председатель – инициалы и фамилия; секретарь – инициалы и фамилия; присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих сотрудников в алфавитном порядке, (если присутствует более 10 человек, указывается их общее количество.) Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: (указываются фамилии и инициалы докладчиков) ВЫСТУПИЛИ: (запись начинается с указания фамилии выступающего) РЕШИЛИ: записывается принятое решение). К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Подписанные протоколы вместе с приложениями хранятся в специальных папках в хронологическом порядке.

АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акт составляется в различных ситуациях и поэтому имеет много разновидностей:

-акт приема работ по договору,

-акт приема-передачи документов

-акт списания материалов и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя. Составлению актов должна предшествовать всесторонняя проверка тех фактов, которые будут отражены в нем.

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке, если внешним, то должен содержать справочные данные предприятия.

Акт должен иметь:

- наименование организации (структурного подразделения)

- наименование вида документа

- дату

- номер

- заголовок к тексту

- текст

- подписи

- печать

- приложения.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Во вводной части указываются:

- основание для составления акта

- комиссия, составившая акт

- лица, присутствующие при этом.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а так же выводы и предложения по устранению выявленных фактов.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Последнее изменение: четверг, 26 марта 2020, 15:47