2.3. Распорядительные документы
Издание распорядительных документов обязательно в следующих случаях:
· по организационным вопросам – создание, реорганизация, ликвидация организации или структурного подразделения, утверждение структуры организации, определение прав и обязанностей должностных лиц, подведение итогов деятельности организации;
· в области планирования – определение порядка и сроков составления бизнес-планов; утверждение перспективных и годовых бизнес-планов; изменение плановых показателей и заданий;
· в области производства - проведение мероприятий по внедрению научно-технического прогресса, выпуску новой продукции или оказанию новых специализированных видов услуг;
· в области капитального строительства – определение объема и целевого назначения капитальных вложений;
· в области финансов и кредита – разработка и внедрение путей повышения рентабельности; эффективное использование основных фондов, оборотных средств и банковских кредитов;
· по вопросам труда и заработной платы – должностные оклады и ставки, поощрения и наказания, командировки и т.п.
В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ.
ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы являются одними из важнейших документов предприятия. Они делятся на две основные группы:
· приказы по основной деятельности (производственным вопросам) по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции, и др.
· приказы по личному составу (персоналу предприятия) о приеме, увольнении и переводе работников
Приказ вступает в силу с момента его подписания, или даты, специально оговоренной в приказе.
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, в распорядительной – предписываются конкретные действия. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
Констатирующую часть приказа можно опустить если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса
- сбор необходимых сведений
- подготовка проекта приказа
- согласование проекта
- подписание руководителем.
Приказ оформляется на общем бланке организации или на бланке приказа.
Приказ должен иметь:
-наименование вида документа
-наименование органа, издавшего документ
-дату
-номер
-заголовок к тексту
-текст
-подпись.
После подписания приказы регистрируются, а затем размножаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересованным организациям и структурным подразделениям. Датой приказа является дата его подписания руководителем
Текст приказа подразделять на параграфы нельзя. При необходимости разделения текста на составные части их следует нумеровать арабскими цифрами.
Приказ руководителя предприятия может быть аннулирован только другим приказом или приказом вышестоящей организации.
Решения по вопросам нормативного характера, оперативным, организационным, кадровым и другим внутренним вопросам могут оформляться как приказами, так и распоряжениями.
РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый руководителем, для разрешения оперативных вопросов.
Правом издавать распоряжения могут наделяться руководители самостоятельных подразделений, что отражается в организационных документах. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: информационно-методического характера, повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам и содержат следующие реквизиты:
· наименование организации,
· наименование структурного подразделения
· наименование вида документа
· дата
· номер
· место составления
· заголовок к тексту
· текст
· подпись
· визы
Текст распоряжения также состоит из двух частей, но в распорядительной части указывают «ПРЕДЛАГАЮ» (обязываю).
РЕШЕНИЕ – правовой акт, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготовки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы. Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (например, о приоритетных направлениях развития фирмы, об участии в международной выставке, и др.)
Подготовка решения включает следующие стадии:
· изучение существа вопроса ответственным исполнителем;
· сбор необходимых сведений;
· обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании;
· подготовка проекта решения;
· подписание руководителем и секретарем коллегиального органа;
Решения оформляются на общем бланке предприятия. Решение должно иметь:
· наименование коллегиального органа
· наименование вида документа
· дату
· номер
· заголовок
· текст (состоит из двух частей)
· подписи
На каждое принятое решение заполняются учетные карточки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование структурного подразделения (кто готовил). Решение должно быть своевременно доведено до всех лиц и подразделений, которых оно касается.