2.2. Организационные документы
Организационные документы по сравнению с распорядительными и информационно-справочными являются более общими, основополагающими. В то же время они обладают высшей юридической силой, так как документы двух других групп создаются на базе организационной документации.
Все организации действуют на основе учредительных документов. Закон определяет три типа учредительных документов:
1. учредительный договор;
2. устав;
3. общее положение об организациях данного вида.
Юридическое лицо обладает только теми гражданскими правами и несет только те обязанности, которые предусмотрены в его учредительных документах и соответствуют цели юридического лица. В уставе такого юридического лица четко указываются виды деятельности, которыми оно вправе заниматься.
Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Основными видами уставов являются:
· устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом министерством, комитетом)
· устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией)
· устав коммерческой организации (утверждается общим собранием учредителей, собственников и регистрируется государственным органом)
· устав общественной организации (утверждается общим собранием участников организации)
Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен иметь:
· наименование организации
· наименование вида документа
· дату (датой устава является дата его утверждения)
· гриф утверждения
· отметка о регистрации устава (для коммерческих организаций)
· место издания (город)
· текст
· подписи учредителей
Текст устава состоит из разделов имеющих заголовки и нумерацию:
1. общие положения
2. цели, задачи, предмет деятельности
3. правовой статус
4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи)
5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими)
6. Учет и отчетность
7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.
8. Права и обязанности участников,
9. Порядок ликвидации и реорганизации.
Должностная инструкция.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления с целью установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.
Особенностью инструкций является их обязательное утверждение специальным приказом или подписью руководителя в грифе утверждения.
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе его на другую должность.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:
· при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;
· с целью разделения труда между персоналом;
· для повышения ответственности за полученный участок работы.
Должностная инструкция:
· разрабатывается – руководителем структурного подразделения;
· визируется – юристом предприятия и кадровой службой;
· утверждается – руководителем предприятия или вводится приказом.
ДИ должна иметь:
· наименование министерства (если является отраслевой)
· наименование организации, разработавшей инструкцию;
· наименование вида документа;
· дату;
· номер;
· заголовок к тексту;
· гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);
· текст;
· подписи составителей;
· печать (при необходимости);
· визы.
Текст ДИ содержит следующие разделы:
1. Общие положения. Здесь устанавливаются: область деятельности работника, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, квалификационные требования, подчиненность работника, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
2. Функции. В этом разделе перечисляются основные направления деятельности работника.
3. Должностные обязанности. Должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.
4. Права. Устанавливаются права необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
5. Ответственность. Указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.
6. Служебное взаимодействие. Устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника.
Штатное расписание (ШР) – документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом.
Штатное расписание применяется:
· для оформления структуры организации;
· штатного состава;
· штатной численности в соответствии с ее уставом.
Штатное расписание содержит:
· перечень структурных подразделений;
· перечень должностей;
· сведения о количестве штатных единиц;
· сведения о должностных окладах, надбавках;
· сведения о месячном фонде заработной платы.
В соответствии со штатным расписанием наименование должности указывается:
· в трудовом договоре
· в приказах по личному составу
· в трудовой книжке
Штатное расписание может являться конфиденциальным документом.
Проекты штатного расписания готовятся специалистами кадровой службы по поручению руководителя.
Штатное расписание должно иметь:
· наименование организации;
· наименование вида документа;
· дату;
· номер;
· текст;
· визы руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера.
Утверждается и изменяется штатное расписание приказом руководителя организации.