1.1 Значение документов в деятельности организации
Значение документов в деятельности организации
В современных условиях перехода к рыночной экономике люди стали понимать, что составление документов, их движение, хранение подчиняется определенным закономерностям и правилам. Например, создание документа проходит по следующему регламенту:
· сбор необходимой информации для составления документа;
· составление и оформление документа;
· согласование его с заинтересованными лицами;
· подписание документа;
· введение документа в документооборот.
В работе с документами также прослеживаются определенные закономерности, например:
· важные документы должны быть зарегистрированы;
· исполнение срочных и важных документов должно контролироваться;
· при хранении документов должен быть определенный порядок, позволяющий быстро найти документ;
· через определенное время часть документов должна передаваться в архив, другая часть уничтожаться.
Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
· закономерности образования документов,
· способы их создания,
· становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Предметом изучения курса документирования являются: документы и способы документирования.
Объектом являются:
· функции, свойства и структура документов;
· закономерности создания документов;
· способы документирования;
· принципы организации документооборота;
· пути совершенствования документационных процессов в обществе.
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы организации в целом.
С помощью документации осуществляется: планирование, финансирование, управление, бухгалтерский учет, отчетность. Любое управленческое решение выносится на основе информации. Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
На практике чаще всего используется документы:
· рукописные;
· печатные (на бумажном носителе);
· электронные (на электронном носителе).
Также документ придает информации юридическое значение (это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо). Чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть правильно оформлен, не противоречить по содержанию действующему законодательству, быть изданным организацией, которая имеет на это право.
Документы многофункциональны. Выделяют общие функции и специальные.
К общим функциям относят:
· информационную (сбор, документирование, хранение и предоставление информации);
· коммуникативную (документы являются средством передачи информации);
· социально-культурную (документы представляют социальное и культурное значение, передают культурные традиции)
К специальным функциям относят:
· управленческую (с помощью документов решаются вопросы управления организацией, государством)
· правовую (документ может являться письменным доказательством в суде или быть источником права, например, закон)
· организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция)
· научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие, например Табель о рангах)
· познавательную (получение и передача знаний для изучения каких-либо процессов и явлений).