Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение государственного архивного фонда РФ.

Подготовка документов к хранению включает:

1. экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов

2. оформление дел

3. описание документов постоянного и долговременного хранения

4. обеспечение их сохранности

5. передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

(ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации). Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из трех человек. ЭК является совещательным органом, ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года.

ЭК рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. (Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам на обложке дела нельзя)

В зависимости от значимости документов в перечне установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, и постоянно

(при исчислении сроков хранения учитывают только годы. День и месяц составления значения не имеют. Так, например, переписка за 200 год, с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт не раньше 1 января 2004 года.

К документам, передаваемым в архив, относятся: устав, учредительный договор, положение о создании общества, свидетельство о государственной регистрации, годовые финансовые отчеты, протоколы общих собраний, заседаний совета директоров, списки акционеров с указанием количества принадлежащих им акций, внутренние документы предприятия, документы по личному составу.

Документы по личному составу: (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по заработной плате) хранятся 75 лет, руководителей предприятия - постоянно

Сроки хранения документов являются обязательным фактором, который следует учитывать при формировании дел. В одном деле должны находиться документы одного срока хранения.

Толщина папки не должна быть более 20-25 мм, что соответствует 200-250 страницам. Если же материала набирается больше, то его разбивают или на тома или на части под общим заголовком.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

1. документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке,

2. произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом.

3. подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле,

4. на наиболее важные документы составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела, (листы внутренней описи нумеруются отдельно)

5. переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола

6. дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

В настоящее время различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный. При горизонтальном способе хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.

При вертикальном способе хранения на корешках проставляют номера и индексы, что позволяет легко и быстро находить дела. (Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе проставляют номера и индексы дел. Если хотя бы одна папка вынута, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостность папок стоящих в одном ряду.)

Выемка из дела какого либо документа не допускается.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и работником архива. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Последнее изменение: воскресенье, 3 ноября 2013, 17:48