Делопроизводство и ф ...

Контроль за исполнением документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном подразделении либо у одного сотрудника.

В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой предприятия с участием юриста, включается в инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Повышению эффективности контроля исполнения способствует глубокое и четкое разделение труда, правильно составленные положения о подразделениях, должностные инструкции, высокое качество подготовки документов.

Содержание контроля исполнения:

· занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;

· установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

· извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

· фиксация промежуточных результатов исполнения документов;

· информирование руководства о результатах контроля;

· снятие документов с контроля по указанию руководителя;

· подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют: руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения (инспекции по контролю), работники службы делопроизводства, секретари-референты.

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

1. если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа – один месяц со дня поступления документа в организацию.

2. если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например: письмо минобр РФ поступило в организацию 20.01.2007, но в письме указано: предоставить информацию 15.03.2007,

3. в резолюции указан срок исполнения. Например: дать информацию в течение трех дней.

Снимаются с контроля только исполненные документы, продлить срок выполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа.

На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Карточки в контрольной картотеке нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов. (Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки: 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце, в 32 ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце, в 33 – карточки соответствующие неисполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых, по тем или иным причинам своевременно не установлены).

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

_____________________________________________________

(наименование организации)

По состоянию на ____________________2007 г.