Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей.

Прежде всего это касается формуляра документов и состава реквизитов. Можно выделить следующий типовой состав зон:

1.  Заголовок письма

2. Ссылка на данные получателя и отправителя

3. Дата

4. Адресат

5. Указание на конкретное лицо

6. Обращение

7. Общее содержание письма

8. Текст письма

9. Завершающая формула вежливости

10. Подпись

11. Приложения

12. Указание на рассылку копий.

1. заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номер телефона, телекса и факса. В заголовке может содержаться указание на род деятельности фирмы. В целях экономии времени при печатании реквизитов поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

2. ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела подготовившего письмо, индекс дела.

3. дата. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Встречаются две разновидности оформления дат – британская и американская.

Допускаются сокращения названий некоторых месяцев, знаки препинания допускается в датах не указывать. Международной организацией по стандартизации (International Organization for Standardization) ИСО в связи с компьютеризацией рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности6 год, месяц, день. Например 2005 – 12 – 31 или даже – 20051231.

4. адресат аналогично.

5. указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия неизвестна – указывается наименование должности. Этот реквизит помещается по адресом и печатается другим шрифтом.

6. обращение. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета служебного письма.

7. общее содержание письма. Аналогичен нашему реквизиту «заголовок к тексту» реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера на содержание письма. В англоязычных странах он нередко опускается.

8. текст письма. Реквизит печатается ниже указания на его общее содержание через 3-4 интервала. Содержит два абзаца в первом содержится смысловая часть, во втором приводится заключительная формула вежливости. Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной, убедительной.

9. завершающая формула вежливости может носить строго официальный (с уважением), официальный (с уважением. Ваш) и менее официальный (Искренне Ваш) характер.

10. подпись. Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица, с указанием занимаемой должности.

11. приложение. Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой.

12. указание на рассылку копий. При необходимости рассылки письма по нескольким адресатам, в левом нижнем углу проставляется СС, что означает копия. Затем указываются адреса направления копий.

Последнее изменение: пятница, 10 апреля 2020, 00:04