Делопроизводство и ф ...

Значение документов в деятельности организации

В современных условиях перехода к рыночной экономике люди стали понимать, что составление документов, их движение, хранение подчиняется определенным закономерностям и правилам. Например, создание документа проходит по следующему регламенту:

· сбор необходимой информации для составления документа;

· составление и оформление документа;

· согласование его с заинтересованными лицами;

· подписание документа;

· введение документа в документооборот.

В работе с документами также прослеживаются определенные закономерности, например:

· важные документы должны быть зарегистрированы;

· исполнение срочных и важных документов должно контролироваться;

· при хранении документов должен быть определенный порядок, позволяющий быстро найти документ;

· через определенное время часть документов должна передаваться в архив, другая часть уничтожаться.

Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:

· закономерности образования документов,

· способы их создания,

· становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.

Предметом изучения курса документирования являются: документы и способы документирования.

Объектом являются:

· функции, свойства и структура документов;

· закономерности создания документов;

· способы документирования;

· принципы организации документооборота;

· пути совершенствования документационных процессов в обществе.

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы организации в целом.

С помощью документации осуществляется: планирование, финансирование, управление, бухгалтерский учет, отчетность. Любое управленческое решение выносится на основе информации. Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

На практике чаще всего используется документы:

· рукописные;

· печатные (на бумажном носителе);

· электронные (на электронном носителе).

Также документ придает информации юридическое значение (это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо). Чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть правильно оформлен, не противоречить по содержанию действующему законодательству, быть изданным организацией, которая имеет на это право.

Документы многофункциональны. Выделяют общие функции и специальные.

К общим функциям относят:

· информационную (сбор, документирование, хранение и предоставление информации);

· коммуникативную (документы являются средством передачи информации);

· социально-культурную (документы представляют социальное и культурное значение, передают культурные традиции)

К специальным функциям относят:

· управленческую (с помощью документов решаются вопросы управления организацией, государством)

· правовую (документ может являться письменным доказательством в суде или быть источником права, например, закон)

· организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция)

· научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие, например Табель о рангах)

· познавательную (получение и передача знаний для изучения каких-либо процессов и явлений).