6.Учет с подотчетными лицами
Требуемые условия завершения
Порядок направления работников в командировку регламентируется положением правительства РФ «об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденное постановлением правительство 13.10.2008г. за №749.
Сог7ласно ст.166 трудового кодекса, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне место его постоянной работы.
При этом согласно п.3-го положения №749 под местом постоянной работы понимают место расположения организации, работа в котором обусловлена трудовым договором.
Однако, следует помнить, что в трудовом кодексе содержатся определенные ограничения для направления работников в служебные командировки. Категорически запрещается направлять в командировку беременных женщин (ст.259 ТК),
работников в период ученичества (в том случае, если командировка не связана с ученичеством ст.203 ТК),
несовершенно летних сотрудников, которые не являются творческими работниками (ст.268 ТК).
Женщин, умеющих детей в возрасте до 3х лет можно направлять в командировку только с их письменного согласия и если отсутствуют какие-либо медицинские противопоказания. Данное правило распространяется также на отцов, которые воспитывают детей без матери, а также на опекунов (ст.264 ТК).
Служебные поездки работников, постоянная работа которых связана с разъездным характером служебными командировками не признается ст.164ТК.
Пунктом 4м положение 749 установлено, что срок командировки определяется работодателем и при этом принимают во внимание объем сложности и другие особенности служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от постоянного места работы, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства вместо постоянной работы, при этом, при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее следующие сутки.
В случае, если место отправления находится ха чертой населенного пункта, то в этом случае учитывается время, которое необходимо для его проезда.
Пунктом 7м положение 749 указано, что перед направлением работника в командировку необходимо оформить приказ о направлении в командировку. В приказе обязательно указывают Ф.И.О. командируемого работника, его должность, структурное подразделение, где он работает, цель, время и место командировки, а также источник оплаты командировочных расходов. Приказ о направлении в командировку обязательно подписывается руководителем учреждения. Работник, которого направляют в командировку, должен ознакомиться с данным приказом и поставить свою подпись.
Согласно п.26 положения 749, работник после возвращения из командировки обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах, которому должны быть приложены все оправдательные документы.
В соответствии со ст.167ТК, работнику, направленному в командировку гарантируется сохранение места работы среднего заработка, а также возмещение расходов связанных с командировкой.
Согласно ст.168ТК, работнику подлежат возмещению следующие расходы: 1. По найму жилого помещения.
2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно (вкл. страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставление в поездах постельных принадлежностей).
3. Суточные.
4. Другие расходы, произведенные с разрешением работодателя (например, оплата услуг связи или почты).
При направлении работника в командировку ему выдается аванс на командировочные расходы. Командировочные расходы на проживание, на проезд и суточные подлежат возмещению по нормам, которые определены в коллективном договоре или локальном, нормативном акте.
Пунктом 16 положением 749 установлено, что оплата и возмещения расходов работникам в иностранной валюте связана с командировкой за пределы РФ включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса осуществляется в соответствии с федеральным законом «о валютном регулировании и валютном контроле» за №173 от 10.12.2002г. Данным ФЗ предусмотрено, что суточные в иностранной валюте при направлении работника в командировку за рубеж выплачиваются с учетом следующих особенностей:
1. При следовании работника с территории России, дата пересечения государственной границы включается в дни за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.
2. При следовании на территорию России, дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
3. Дата пересечения государственной границы РФ при следовании с её территории и обратно определятся по отметкам пограничных органиков в паспорте командировочного лица.
4. При направлении работников в командировку на территорию 2х и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачивают в иностранной валюте, по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Дополнительно при поездке в загран командировку работнику возмещают следующие расходы:
Затраты на оформление загран паспорта
Затраты на оформление визы и других выездных документов
Обязательные консульские и аэродромные сборы
Сборы за право выезда или транзита автомобильного транспорта
Расходы на оформление обязательной медицинской страховки
И иные обязательные платежи и сборы Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившегося обратно в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачивают в размере 50% нормы расходов на оплату суточных, которые определены в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
При этом, при исчислении НДФЛ необходимо принимать во внимание, что не подлежат обложению данным налогам суточные в пределах 700 руб. за каждый день, нахождение в ком-ке на территории в РФ и 2500 за каждый день нахождения в загран ком-ке.
Также не подлежат налогообложению расходы на проживания 700 руб. за каждый день в России, 2500 руб. - за границей.
Для исчисления НДФЛ суточные в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу банка России на дату фактического получения доходов. При этом, датой фактического получения доходов является дата выплаты суточных.
Для учета операций связанных с нахождением работников в служебных ком-ках используют счет 71 – расчеты с подотчетными лицами. На этом счете отражается информация о расчетах с работниками по суммам, которые им выданы в подотчет на административно хозяйственные и командировочные расходы. Счет по отношению к балансу является активно-пассивным и дебетуется на суммы, которые выданы в подотчет работнику. По кредиту счета отражают суммы израсходованные работником в ком-ке, а также суммы возвращенные, если остались не использованы по ком-ым расходам.
При выдаче в подотчет сумм на ком-ые расходы в учете делается проводка Дт71 Кт50
После возвращения из ком-ки работник в течение 3х дней или с момента выхода на работу отчитывается по расходам, и эти расходы списываются в зависимости от характера произведенных расходов и учете делается проводка Дт26,25,223,29,44,20 Кт71
Если в ком-ке были приобретены материальные ценности, то оборудование, требующее монтажа приобретенное в ком-ке Дт07 Кт71 Если приобретались материалы, они списываются пров. Дт10 Кт71
Одновременно отражается сумма НДС Дт19 Кт71
Если у ком-ого лица осталась сумма не израсходованного аванса она подлет возмещению в кассу Дт50 Кт71
В процессе финансово-хозяйственной деятельности организации несут затраты на ком-ки, которые связаны с приобретением оборудования, нематериальных активов или материалов. Такие ком-ки также считаются служебными. Если ком-ка связана с приобретением материальных ценностей, то расходы по такой ком-ке непосредственно включают в стоимости приобретаемых материальных ценностей.
Пример: Сотрудник ООО «Вымпел» Петровский В.И. направлен в служебную ком-ку для приобретения материалов. Под отчет он получил аванс в сумме 65000 рублей. Стоимость материалов по договору приобретенных Петровским составило 59000 руб., в том числе НДС 9000 руб. Сотрудник пробыл в ком-ке 5 дней и документально подтвердил следующие расходы:
проживание в гостинице согласно счета 2000 руб.,
проезд ж/д транспортом туда и обратно согласно проездных документов 3000 руб.,
суточные согласно локального документа выплачиваются в размере 700 руб. за одни сутки.
Итого ком-ые расходы составили 8500 руб.
Дт71 Кт50 – 65000 Ком-ое лицо рассчитывается за материалы и в учете делается проводка
Дт60 Кт51 – 59000 Принимаются к учету материалы
Дт10 Кт60 – 50000
На сумму НДС Дт19 Кт60 – 9000
Списываем ком-ые расходы на стоимость материалов Дт10 Кт71 – 8500
Т.к. в ком-ке было израсходовано больше, чем выданный аванс, то в перерасход сумм по ком-ке в учете делается проводка на сумму 2500 Дт71 Кт50 – 2500,
Согласно инструкции по применению плана счетов, не возвращенные в установленный срок неизрасходованные сумму или израсходованные не в соответствии с установленным заданием подлежа отнесению на счет 94 – недостача и потеря от порчи ценностей.
В дальнейшем такие суммы списываются со счета 94 на счет 73.
Согласно ст. 137 ТК – руководитель вправе принять решение об удержании из з/п работника указанной суммы в срок не позднее одного месяца со дня окончания срока установленного для погашения аванса, но пи этом существует условие, что работник не оспаривает условий и размер удержаний.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут по каждой выданной в подотчет сумме в ж-о №7. Ж-о открывают на месяц, и учет ведут по каждому подотчетному лицу в отдельности. В нем указывают Ф.И.О. подотчетного лица, сколько денег ему выдано в подотчет из кассы, сколько возвращено не использованных подотчетных сумм, сколько удержано из з/п, сколько израсходовано из полученного аванса и отражается задолженность на конец месяца. Записи ведут линейно-позиционным способом, т.е. на каждое подотчетное лицо одна строка.
Сог7ласно ст.166 трудового кодекса, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне место его постоянной работы.
При этом согласно п.3-го положения №749 под местом постоянной работы понимают место расположения организации, работа в котором обусловлена трудовым договором.
Однако, следует помнить, что в трудовом кодексе содержатся определенные ограничения для направления работников в служебные командировки. Категорически запрещается направлять в командировку беременных женщин (ст.259 ТК),
работников в период ученичества (в том случае, если командировка не связана с ученичеством ст.203 ТК),
несовершенно летних сотрудников, которые не являются творческими работниками (ст.268 ТК).
Женщин, умеющих детей в возрасте до 3х лет можно направлять в командировку только с их письменного согласия и если отсутствуют какие-либо медицинские противопоказания. Данное правило распространяется также на отцов, которые воспитывают детей без матери, а также на опекунов (ст.264 ТК).
Служебные поездки работников, постоянная работа которых связана с разъездным характером служебными командировками не признается ст.164ТК.
Пунктом 4м положение 749 установлено, что срок командировки определяется работодателем и при этом принимают во внимание объем сложности и другие особенности служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от постоянного места работы, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства вместо постоянной работы, при этом, при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее следующие сутки.
В случае, если место отправления находится ха чертой населенного пункта, то в этом случае учитывается время, которое необходимо для его проезда.
Пунктом 7м положение 749 указано, что перед направлением работника в командировку необходимо оформить приказ о направлении в командировку. В приказе обязательно указывают Ф.И.О. командируемого работника, его должность, структурное подразделение, где он работает, цель, время и место командировки, а также источник оплаты командировочных расходов. Приказ о направлении в командировку обязательно подписывается руководителем учреждения. Работник, которого направляют в командировку, должен ознакомиться с данным приказом и поставить свою подпись.
Согласно п.26 положения 749, работник после возвращения из командировки обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах, которому должны быть приложены все оправдательные документы.
В соответствии со ст.167ТК, работнику, направленному в командировку гарантируется сохранение места работы среднего заработка, а также возмещение расходов связанных с командировкой.
Согласно ст.168ТК, работнику подлежат возмещению следующие расходы: 1. По найму жилого помещения.
2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно (вкл. страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставление в поездах постельных принадлежностей).
3. Суточные.
4. Другие расходы, произведенные с разрешением работодателя (например, оплата услуг связи или почты).
При направлении работника в командировку ему выдается аванс на командировочные расходы. Командировочные расходы на проживание, на проезд и суточные подлежат возмещению по нормам, которые определены в коллективном договоре или локальном, нормативном акте.
Пунктом 16 положением 749 установлено, что оплата и возмещения расходов работникам в иностранной валюте связана с командировкой за пределы РФ включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса осуществляется в соответствии с федеральным законом «о валютном регулировании и валютном контроле» за №173 от 10.12.2002г. Данным ФЗ предусмотрено, что суточные в иностранной валюте при направлении работника в командировку за рубеж выплачиваются с учетом следующих особенностей:
1. При следовании работника с территории России, дата пересечения государственной границы включается в дни за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.
2. При следовании на территорию России, дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
3. Дата пересечения государственной границы РФ при следовании с её территории и обратно определятся по отметкам пограничных органиков в паспорте командировочного лица.
4. При направлении работников в командировку на территорию 2х и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачивают в иностранной валюте, по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Дополнительно при поездке в загран командировку работнику возмещают следующие расходы:
Затраты на оформление загран паспорта
Затраты на оформление визы и других выездных документов
Обязательные консульские и аэродромные сборы
Сборы за право выезда или транзита автомобильного транспорта
Расходы на оформление обязательной медицинской страховки
И иные обязательные платежи и сборы Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившегося обратно в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачивают в размере 50% нормы расходов на оплату суточных, которые определены в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
При этом, при исчислении НДФЛ необходимо принимать во внимание, что не подлежат обложению данным налогам суточные в пределах 700 руб. за каждый день, нахождение в ком-ке на территории в РФ и 2500 за каждый день нахождения в загран ком-ке.
Также не подлежат налогообложению расходы на проживания 700 руб. за каждый день в России, 2500 руб. - за границей.
Для исчисления НДФЛ суточные в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу банка России на дату фактического получения доходов. При этом, датой фактического получения доходов является дата выплаты суточных.
Для учета операций связанных с нахождением работников в служебных ком-ках используют счет 71 – расчеты с подотчетными лицами. На этом счете отражается информация о расчетах с работниками по суммам, которые им выданы в подотчет на административно хозяйственные и командировочные расходы. Счет по отношению к балансу является активно-пассивным и дебетуется на суммы, которые выданы в подотчет работнику. По кредиту счета отражают суммы израсходованные работником в ком-ке, а также суммы возвращенные, если остались не использованы по ком-ым расходам.
При выдаче в подотчет сумм на ком-ые расходы в учете делается проводка Дт71 Кт50
После возвращения из ком-ки работник в течение 3х дней или с момента выхода на работу отчитывается по расходам, и эти расходы списываются в зависимости от характера произведенных расходов и учете делается проводка Дт26,25,223,29,44,20 Кт71
Если в ком-ке были приобретены материальные ценности, то оборудование, требующее монтажа приобретенное в ком-ке Дт07 Кт71 Если приобретались материалы, они списываются пров. Дт10 Кт71
Одновременно отражается сумма НДС Дт19 Кт71
Если у ком-ого лица осталась сумма не израсходованного аванса она подлет возмещению в кассу Дт50 Кт71
В процессе финансово-хозяйственной деятельности организации несут затраты на ком-ки, которые связаны с приобретением оборудования, нематериальных активов или материалов. Такие ком-ки также считаются служебными. Если ком-ка связана с приобретением материальных ценностей, то расходы по такой ком-ке непосредственно включают в стоимости приобретаемых материальных ценностей.
Пример: Сотрудник ООО «Вымпел» Петровский В.И. направлен в служебную ком-ку для приобретения материалов. Под отчет он получил аванс в сумме 65000 рублей. Стоимость материалов по договору приобретенных Петровским составило 59000 руб., в том числе НДС 9000 руб. Сотрудник пробыл в ком-ке 5 дней и документально подтвердил следующие расходы:
проживание в гостинице согласно счета 2000 руб.,
проезд ж/д транспортом туда и обратно согласно проездных документов 3000 руб.,
суточные согласно локального документа выплачиваются в размере 700 руб. за одни сутки.
Итого ком-ые расходы составили 8500 руб.
Дт71 Кт50 – 65000 Ком-ое лицо рассчитывается за материалы и в учете делается проводка
Дт60 Кт51 – 59000 Принимаются к учету материалы
Дт10 Кт60 – 50000
На сумму НДС Дт19 Кт60 – 9000
Списываем ком-ые расходы на стоимость материалов Дт10 Кт71 – 8500
Т.к. в ком-ке было израсходовано больше, чем выданный аванс, то в перерасход сумм по ком-ке в учете делается проводка на сумму 2500 Дт71 Кт50 – 2500,
Согласно инструкции по применению плана счетов, не возвращенные в установленный срок неизрасходованные сумму или израсходованные не в соответствии с установленным заданием подлежа отнесению на счет 94 – недостача и потеря от порчи ценностей.
В дальнейшем такие суммы списываются со счета 94 на счет 73.
Согласно ст. 137 ТК – руководитель вправе принять решение об удержании из з/п работника указанной суммы в срок не позднее одного месяца со дня окончания срока установленного для погашения аванса, но пи этом существует условие, что работник не оспаривает условий и размер удержаний.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут по каждой выданной в подотчет сумме в ж-о №7. Ж-о открывают на месяц, и учет ведут по каждому подотчетному лицу в отдельности. В нем указывают Ф.И.О. подотчетного лица, сколько денег ему выдано в подотчет из кассы, сколько возвращено не использованных подотчетных сумм, сколько удержано из з/п, сколько израсходовано из полученного аванса и отражается задолженность на конец месяца. Записи ведут линейно-позиционным способом, т.е. на каждое подотчетное лицо одна строка.
Последнее изменение: среда, 20 мая 2020, 13:09