5. Формальные и неформальные организации

Все организации независимо от сфер деятельности имеют структуру, которая придает им целостность, способность реализовать свою миссию. Структура организации - совокупность связей и взаимоотношений уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации. Элементы организации - департаменты, управления, отделы. Структурные подразделения организации представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели.

Для того, чтобы организация могла добиться реализации своих целей, деятельность всех структурных элементов должна быть скоординирована посредством вертикального разделения труда.

Рассмотренные характеристики и понятия относятся к формальной организации. Вместе с тем, в практике управления определенную роль играют и неформальные организации.

В каждой организации наряду с формальной (официальной) структурой взаимоотношений существуют и неформальные (неофициальные) отношения между ее членами.

Группа - два лица и более, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо влияет на другое и испытывает на себе его влияние.

Группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации называются формальными.

Выделяют командные группы (группы руководителей); рабочие (целевые) группы и комитеты. Группа руководителей состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, находящихся в зоне его контроля (президент и вице президенты). Рабочая (целевая) группа - сотрудники, работающие над выполнением одного задания. Комитет - группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Иногда комитеты называют советами, комиссиями, целевыми группами.

Процесс управления относится к созданию и функционированию формальных организаций, так как официальные отношения регламентируются нормативными документами: приказами, распоряжениями, законами и т.п., а неофициальные никем и ничем.

Неформальная организация - это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существования такой организации. В крупных организациях существует несколько неформальных организаций.

Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами. Обычно устанавливаются определенные нормы, которые каждый член группы должен соблюдать. Важнейшие причины вступления в группу:

· удовлетворение чувства принадлежности;

· взаимопомощь;

· защита;

· тесное общение и другие.

симпатии.

В неформальных организациях наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Обычно неформальная организация возглавляется неформальным лидером. Он должен помогать группе в достижении ее целей и поддерживать ее существование. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Для этого:

· менеджер должен согласиться и принять тот факт, что неформальная организация существует;

· понять, насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь его целей;

· выявить неформальных лидеров и управлять ими;

· попытаться объединить цели неформальной и формальной организации;

· понять и согласиться с тем, что вне зависимости от того, что он делает, неформальные организации продолжают существовать.

На эффективность работы формальных и неформальных групп влияют одинаковые факторы.

1. Размер групп. По мере увеличения размера групп общение между членами коллектива усложняется. В маленьких группах люди чувствуют персональную ответственность за принятие определенного решения. Считают, что оптимальный размер группы 5-11 человек.

2. Состав (или степень сходства личностей, точек зрения, подходов). Считается, что наиболее оптимальное решение могут принять группы, состоящие из работников, которые находятся на разных позициях (т.е. непохожих людей).

3. Групповые нормы. Человек, который хочет быть принят группой, должен соблюдать определенные групповые нормы. (Положительные нормы - нормы, которые поддерживают поведение, направленное на достижение целей. Отрицательные нормы – поощряют поведение не способствующее достижению целей, например: опоздания, прогулы, употребление спиртных напитков на работе и др.).

4. Сплоченность. Высокий уровень сплоченности группы может повысить эффективность функционирования всей группы.

5. Групповое единомыслие. Это тенденция подавления отдельным человеком своих взглядов на какое-нибудь явление с тем, чтобы не нарушать гармонию группы.

6. Конфликтность. Различие во мнениях повышает вероятность конфликта. Последствия могут быть положительными, так как позволяют выявить разные точки зрения, что ведет к повышению эффективности группы и отрицательными - снижается эффективность группы: плохое состояние духа, низкая степень сотрудничества и др.).

7. Статус членов группы. Он определяется старшинством в должностной иерархии, названием должности, образованием, опытом и др. Обычно члены группы с высоким статусом оказывают большое влияние на других членов группы. Желательно, чтобы мнение членов группы с высоким статусом не было доминирующим в группе.

8. Роли членов группы. Существуют две основные направленности ролей для создания нормально работающей группы: 1. Целевые роли распределены таким образом, чтобы иметь возможность отбирать групповые задачи и выполнять их; 2. Поддерживающие роли, обуславливающие поведение, способствующее жизнедеятельности группы.